GDPR E PRIVACY NEL CONDOMINIO: COSA C’È DA SAPERE?
Sicuramente avrete sentito parlare della recente introduzione del nuovo Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali (UE 2016/679), quello che gli addetti ai lavori chiamano GDPR, acronimo che sta per General Data Protection Regulation.
Esso è entrato in vigore dal 25 maggio 2018 e ha comportato alcuni cambiamenti essenziali anche in ambito di privacy condominiale.
Bisogna tenere presente che questo regolamento va ad affiancare i preesistenti Codice sulla Privacy (D.Lgs. Nr. 196/03) e Riforma del Condominio (Legge n. 220/2012), e ad integrarli.
Vediamo dunque di fare chiarezza e di capire quali siano le obbligazioni e le restrizioni in materia di trattamento di dati sensibili per quanto riguarda il Condominio.
Privacy: un vero esercizio di equilibrio.
Il Condominio nella figura dell’Amministratore condominiale, che ne è il responsabile, deve conciliare l’utilizzo dei dati personali dei condomini, necessari per poter lavorare e fare i loro interessi, con le esigenze di riservatezza garantite dalle leggi che abbiamo menzionato prima.
Bisogna dunque avere ben chiaro quali siano i dati necessari ai fini della gestione condominiale e come essi debbano essere raccolti e gestiti e per quali finalità.
Quali dati personali possono essere raccolti, e come.
La vera novità di quest’anno sta nel fatto che l’amministratore è legittimato a trattare i dati dei condomini solo dopo aver ricevuto autorizzazione dell’assemblea, esclusivamente in FORMA SCRITTA.
Ma quali sono i dati sensibili che possono essere raccolti, conservati e trattati dall’amministratore?
Esclusivamente quelli che non eccedano le finalità di amministrazione del condominio, dunque:
- Dati anagrafici
- Indirizzi
- Millesimi a carico
Altri dati possono essere utilizzati solo se reperibili in elenchi pubblici, o se il condominio autorizza al loro uso, e si tratta di:
- Numeri di telefono fissi o mobili
- Informazioni sullo stato di salute di condomini (tali dati personali di natura sensibile potrebbero essere necessari ad esempio qualora ci fossero ostacoli quali barriere architettoniche su cui discutere con l’assemblea condominiale).
E’ inoltre responsabilità dell’amministratore garantire la protezione dei dati dei condomini raccolti sia in formato elettronico che cartaceo, non divulgandoli e schermandoli da intrusioni esterne.
Infine, egli è tenuto ad applicare in una zona visibile all’ingresso del condominio una targhetta coi propri dati.
Un elemento ulteriore di trasparenza: la bacheca condominiale
Alla luce di quanto esposto finora, è dunque evidente che in bachecal’amministratore non potrà affiggere avvisi indirizzati ai singoli condomini (ad esempio solleciti di pagamento ai condomini morosi), poiché la bacheca deve essere utilizzata solamente per avvisi di carattere generale (no dunque a nomi, cognomi, numeri di targa…).
A proposito di morosità però, poiché il condominio è considerato un’entità con “diritto di informazione e trasparenza”, un condomino che desiderasse essere informato in merito al nome di chi non sia in regola col pagamento delle rate, potrà farne richiesta all’amministratore, che sarà tenuto a rispondere di conseguenza.
Ugualmente l’amministratore di condominio dovrà comunicare anche ai creditori esterni che ne facessero richiesta i dati dei condomini che non avessero onorato i pagamenti.
In conclusione, dunque, vista la complessità della materia e il suo essere in continuo divenire, pare sensato, a tutela del condominio, rivolgersi ad un ente esterno allo stesso, dunque un Amministratore Condominiale professionista, che curi la PRIVACY nel rispetto della legge e che resti aggiornato sulle eventuali modifiche alla legislazione in materia.
Va ricordato infatti che nel caso in cui l’amministratore incappasse in qualche errore o dimenticanza in merito alla privacy, eventuali responsabilità derivanti da questi errori ricadrebbero sui condomini, in quanto essi primi responsabili del trattamento dei dati.
E il vostro amministratore è aggiornato in materia di trattamento dei dati personali?